Autocertificazione: la Normativa                                                           i modelli

Presentazione

Il nostro sistema amministrativo ha sempre avuto caratteristiche di macchinosità e di incomunicabilità con i cittadini. Finalmente negli anni novanta si è iniziato un processo di riforma dell'amministrazione cercando di renderla più snella, pratica ed accessibile per la cittadinanza tutta, famiglie e imprese.

Le Leggi ed i provvedimenti di riforma hanno avuto lo scopo di:

·   Ridurre i certificati del 61.6%

·   Ridurre le autentiche di firma del 90%

·   Introdurre la Carta d'identità elettronica dentro la quale racchiudere tutte le notizie necessarie del cittadino

·   Creare lo Sportello Unico dell'Automobilista per lo snellimento delle pratiche

·   Creare lo Sportello Unico per l'Edilizia per lo deburocratizzazione delle pratiche edilizie

·   Istituire lo Sportello Unico per le Attività Produttive avendo un unico interlocutore e tempi certi nell'avviamento di una nuova attività sul territorio.

Queste sono solo alcune delle novità introdotte dalle più recenti leggi di riforma, altre sono in via di realizzazione. L'Itala, per tal via, si colloca a testa alta fra gli altri Stati europei che molto prima avevano avviato le riforme amministrative.

Qualche numero può aiutarci a capire meglio il fenomeno della semplificazione.
Si è passati dagli oltre settanta milioni (70.000.000) di certificati del 1996 ai quasi trentadue milioni (32.000.000) del 2000 e con un risparmio economico che nel 1998 era di 1021 miliardi, nel 1999 di 1054 per giungere al boom del 2000 con ben 2185 miliardi di risparmio per i cittadini e le imprese.

Ma a tutt’oggi occorre ancora uno sforzo maggiore, da parte di tutti noi, nell’adattarci a questa innovativa forma di snellimento delle procedure.

Ed è per questo che una semplice guida all’autocertificazione può rendere quanto più agevole il compito dell’utente nel facilitare e velocizzare il risolversi di complicate documentazioni.

RICORDA: L’AUTOCERTIFICAZIONE CONVIENE

IL SINDACO Dr. Antonio Mosca

Cos'è l'Autocertificazione?

E’ una dichiarazione che l'interessato sottoscrive di suo pugno nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali che viene utilizza nei rapporti con la p.a. e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Nei rapporti con soggetti privati il ricorso all'autocertificazione è rimandato alla accettazione o meno da parte di quest'ultimo.

L'Autocertificazione può sostituire:

1.    le normali certificazioni;

2.    gli atti notori.

Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni?

Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

1.          data e il luogo di nascita;

2.          residenza;

3.          cittadinanza;

4.          godimento dei diritti civili e politici;

5.          stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

6.          stato di famiglia;

7.          esistenza in vita;

8.          nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;

9.          iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

10.     appartenenza a ordini professionali;

11.     titolo di studio, esami sostenuti;

12.     qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

13.     situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

14.     assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;

15.     possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;

16.     stato di disoccupazione;

17.     qualità di pensionato e categoria di pensione;

18.     qualità di studente;

19.     qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

20.     iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

21.     tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

22.     di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;

23.     di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

24.     qualità di vivenza a carico;

25.     tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;

26.     di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Con quali dichiarazioni sono stati sostituiti gli atti notori?

Con le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà il cittadino può dichiarare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti a sua conoscenza che non sono già compresi nell'elenco dei certificati che le amministrazioni non possono più chiedere (ad esempio di essere erede, di essere proprietario o affittuario di un appartamento, il proprio stato di servizio, la conformità all’originale della copia di un documento etc.).

Possono fare le dichiarazioni sostitutive :

·   i cittadini italiani

·   i cittadini dell’Unione Europea

·   i cittadini dei paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno; questi ultimi possono utilizzare l’autocertificazione limitatamente ai dati che sono attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.

Gli stati, fatti e qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato non compresi nell'elenco di cui al punto 3 sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.- art. 4, legge 15/68 e art. 2 comma 1, DPR 403/98 -

Le dichiarazioni possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto. - art. 3, comma 1, DPR 403/98 -

Gli stati, fatti e qualità personali di cui il dichiarante ha diretta conoscenza e rende nel proprio interesse anche quando riguardano altri soggetti. Tale dichiarazione sostitutiva riguarda anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale. - art. 2 comma 2, DPR 403/98 -

Quale validità hanno le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori?

·   Hanno validità illimitata tutti i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni;

·   Tutte le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio - art. 2, comma 3, Legge 127/97 -;

·   Hanno identica validità temporale degli atti che sostituiscono le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà per i casi suindicati dagli artt. 2 e 4 della Legge 15/68 - art. 6, comma 1, DPR 403/98 -

Quali sono i casi in cui è prevista solo l'autocertificazione?

Nei certificati, gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni nelle scuole e università;

Nei certificati, gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli uffici della motorizzazione civile;

Nei certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni per i procedimenti a loro competenti - art. 1, comma 2, DPR 403/98 -

Che cosa non è autocertificabile?

Non sono sostituibili con l'autocertificazione i seguenti documenti:

·   certificati medici, sanitari, veterinari

·   certificati di origine e conformità alle norme comunitarie

·   brevetti e marchi

Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico - art. 10 comma 2 DPR 403/98 -.

Quando è necessario autenticare una sottocrizione?

Nelle dichiarazioni sostitutive di certificazioni non è prevista l’autentica della firma. Questa è stata eliminata anche per tutte quelle domande e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle amministrazioni pubbliche e ai gestori di pubblici servizi. Sarà dunque sufficiente firmarle davanti al funzionario addetto o inviarla per posta, fax o via telematica unitamente a fotocopia di un documento di identità del richiedente.

L'autenticazione della firma non è più richiesta nelle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le Pubbliche Amministrazioni.

L'autenticazione con le modalità tradizionali rimane per le dichiarazioni rivolte ai privati e per le domande che riguardano la riscossione di benefici economici (come pensioni e contributi) da parte di terze persone (deleghe).

L'autenticazione della firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonchè dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi.

Nella dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà hanno valore le copie autentiche?

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche:

·   la copia di un documento tenuto o rilasciato da una pubblica amministrazione;

·   la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio;

·   la copia di documenti fiscali che debbono essere conservati ai privati;

e sono tutti conformi all'originale. Anche in questo caso la dichiarazione va resa e firmata davanti al dipendente addetto oppure presentata o inviata con la fotocopia del documento d'identità.

È anche possibile autenticare copia di documenti privati, purché debbano essere presentati ad una pubblica amministrazione.

Non è possibile autenticare la copia di una copia. Se l'atto originale è depositato presso un notaio, solo quest'ultimo può rilasciare la copia autentica.

Quando è prevista l'imposta di bollo?

L'art. 37 del DPR 445/2000 stabilisce che le dichiarazioni sostitutive sono esenti da imposta di bollo.

L'esenzione è prevista anche per i certificati trasmessi d'ufficio da una pubblica amministrazione all'altra ovvero inviati all'interno della Pubblica Amministrazione stessa.

Chi deve accettare l'autocertificazione?

·   Le Amministrazioni pubbliche, intendendo per esse tutte le Amministrazioni dello Stato, le regioni, province, comuni e comunità montane, le camere di commercio, gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, etc.

·   I servizi pubblici e cioè le aziende che hanno in concessione servizi come i trasporti, l’erogazione di energia, il servizio postale, le reti telefoniche ecc. Per esempio le aziende municipalizzate l'Enel, le Poste (ad eccezione del servizio Bancoposta), la Rai, le Ferrovie dello Stato, la Telecom, le Autostrade etc. Tutte queste aziende sono tenute ad accettare l'autocertificazione dei loro utenti.

I Tribunali non sono tenuti ad accettare l'autocertificazione

L'autocertificazione è estesa ai privati (ad es. banche e assicurazioni) che decidono di accettarla. Per i privati, a differenza delle amministrazioni pubbliche, accettare l'autocertificazione non è un obbligo, ma una facoltà.

Naturalmente è sempre possibile per i cittadini richiedere il rilascio dei certificati, sono invece le amministrazioni che non possono pretenderli.

Un documento di identità può sostituire una certificazione?

I dati relativi a cognome,  nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da una amministrazione dello Stato (patente, passaporto, patente nautica, libretto di pensione, porto d'armi, etc.), possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di  riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e l'autenticità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento.

Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti  attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso.

Da chi viene eseguita l'autenticazione di fotografie?

L'autenticazione di fotografie viene fatta direttamente dall'ufficio richiedente, se presentate personalmente dall'interessato; può essere fatta anche dal funzionario incaricato dal Sindaco, ma solo nei casi previsti dalla legge: passaporto, patente di guida, porto d'armi, licenza di caccia, licenza di pesca; licenze, attestati e abilitazioni aeronautiche; collocamento gente di mare; patente di operatore di radioamatore.

Come si fa l'autocertificazione?

a) Per dichiarazioni sostitutive di certificati:

b) Per dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:

Nella partecipazione a concorsi pubblici non è più contemplata la presentazione di copia autentica in bollo dei titoli ma soltanto una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà dichiarante la conformità all'originale.

Oltremodo le amministrazioni non possono richiedere l'autenticazione della sottoscrizione delle domande per partecipare a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi - art. 3, comma 5, Legge 127/97 -.

Come deve essere presentata una copia autentica di un documento?

Nei casi in cui l'interessato debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento l'autenticazione della copia può essere eseguita dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso - art. 12 L.15/68 - art.3 comma 4 DPR 403/98 -

Dove si reperiscono i moduli per l'autocertificazione?

Presso tutte le amministrazioni che dovranno provvedere anche al loro aggiornamento, in mancanza di questi è possibile l'autocertificazione su carta semplice.

La modulistica dovrà anche contenere il richiamo alle sanzioni penali previste - art. 26 L.15/68 - e all'occorrenza l'informativa sul trattamento dei dati personali - art. 10 L. 675/96 -

In quali casi le amministrazioni non devono chiedere più ai cittadini le certificazioni

·   Negli estratti degli atti di stato civile che contemplano cambiamenti dello stato civile, in questo caso vengono infatti acquisiti d'ufficio - art .9 comma 1 DPR 403/98 -;

·   Quando si deve certificare soltanto i dati presenti nel documento di riconoscimento esibito all'atto della presentazione dell'istanza - art.3 comma 1 L. 127/97 -;

·   Quando è dovere specifico del responsabile del procedimento accertare d'ufficio i fatti, gli stati e le qualità inerenti la certificazione-art.18 L. 241/90-;

·   Nei vari casi in cui l'amministrazione preposta al procedimento acquisisce in via diretta le certificazioni inerenti a stati, fatti e qualità personali presso amministrazioni di competenza - art. 7 comma 2 DPR 403/98 -;

·   Quando il cittadino non vuole o non è nelle condizioni di usare l'autocertificazione ed essa risulta da albi o pubblici registri tenuti dalle pubbliche amministrazioni - art. 7 comma 1 DPR 403/98 -

Quando i documenti vengono acquisiti d'ufficio?

Quando alle amministrazioni occorrono estratti differenti da fatti relativi a cambiamenti di stato civile nonché per motivazioni peculiari alle proprie finalità amministrative" - art. 9 comma 2 DPR 403/98 -.

Altresì la trasmissione di dati tra le amministrazioni può avvenire per via telematica garantendo sempre, però, il diritto alla riservatezza dei dati sensibili del cittadino" - art. 2 comma 5 L. 127/97 -.

A cosa va incontro il cittadino che è impossibilitato a firmare una dichiarazione?

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.

La dichiarazione di colui che si trova in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità del dichiarante. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

"Sarà specifico dovere dell'amministrazione accertare l'identità di chi dichiara e fare menzione nella dichiarazione dell'impedimento a sottoscrivere dimostrato dal dichiarante" - art. 4 DPR 403/98 -.

Le modalità di autocertificazione vengono applicate anche a cittadini stranieri?

·   Per i cittadini appartenenti alla comunità europea valgono le medesime modalità applicate per i cittadini italiani - art. 5 comma 1 DPR 403/98 -.

·   I cittadini extracomunitari residenti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive al pari dei cittadini comunitari limitatamente ai casi di cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani - art. 5 comma 2 DPR 403/98 -.

A quali sanzioni va incontro il cittadino che rilascia dichiarazioni false?

Nel caso in cui si nutrano sospetti sulla veridicità delle affermazioni certificate e sottoscritte è dovere delle amministrazioni controllare le stesse.Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi nei casi previsti dalla presente legge sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia - art. 26 L.15/68 -.

Inoltre il cittadino decade anche dai benefici derivati dalla falsa dichiarazione - art. 11 comma 3 DPR 403/98 -.

A cosa va incontro l'impiegato che rifiuta di accettare l'autocertificazione?

L'impiegato viene meno al suo dovere d'ufficio nel caso in cui:

1.    Non accetta l'autocertificazione nei casi consentiti - art. 3 comma 4 L. 127/97 -

2.    Non accetta, nei casi leciti, la dichiarazione sostitutiva al posto della produzione di atti notori - art. 3 comma 3 DPR 403/98 -

3.    rifiuta di accettare 1'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità - art. 7 comma 5 DPR 403/98 -

Esistono modi di verificare l'autenticità delle dichiarazioni firmate dai cittadini?

Sulle autocertificazioni rese dai cittadini vengono effettuati controlli, anche a campione, per constatarne la veridicità. Se dal controllo risulta che il contenuto della dichiarazione non corrisponde al vero, l’interessato decade dai benefici eventualmente ottenuti e vengono applicate le sanzioni penali.

Autocertificazione: Le Leggi

·   Legge 4 gennaio 1968 n. 15 - Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firma

·   Legge 8/6/1990 n. 142 - Ordinamento delle autonomie locali

·   Legge 7/8/1990 n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi

·   Legge 15/3/1997 n. 59 - Delega al governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali per la riforma della p.a. e la semplificazione amministrativa

·   Legge 15/5/1997 n. 127 - Misure urgenti per lo snellimento delle attività amministrative dei procedimenti di decisione e di controllo

·   DPR 20/10/1998 n. 403 - Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15/5/1997 n. 127

·   CM 31/03/99 n. 84 - Autocertificazione

·   DPR 445/2000 (Testo Unico Documentazione Amministrativa)

modelli per l'autocertificazione

Dichiarazione Sostitutiva dell'Atto di Notorietà